iPadでお仕事しましょ
ということで、私は仕事にパソコンを使っているのはもちろんですが、iPadをかなり使っています。私みたいな事務職がどのように快適にiPadを使っているかってことを、ちょっと書いてみようかなぁと思っております。
私のような仕事って、ワードやエクセルなどを使っての書類づくりはもちろんやりますが、そのほかの仕事として多いのは、紙の書類の校正をしたり、もらった資料に自分なりの必要事項を書き込んだりすることです。
紙の資料って邪魔なんですよね。ファイリングするのもめんどくさいし、だいたい、場所をとる。それに、書類の数は膨大になってくるから「あの資料、どこにあったっけ？」って探す時間もバカになりません。
そういうときには、こういう仕事の仕方はどうでしょう？というご提案と思っていただければ。
私は、iPadはデジタルとアナログの融合ができることが最大の魅力だと思っていますので、iPad ProにApple Pencilを使っています。これで、初めてiPadが紙とペンのように使えるようになったと思っています。
さて、流れとしては
１ 紙の書類をＰＤＦ化
２ iPadの手書きアプリへ送り込む
３ 使った書類はEvernoteへ
ということになります。簡単ですね、イメージできたでしょうか。
書類のＰＤＦ化は、できればScanSnapのような専用機器を使うのが速いし綺麗でいいのですが、出先などではそうはいきませんし、もともとそういう機械は持ってないもん、って人も多いと思います。
そういうときは、スキャナアプリを使えばいいのです。私は、Evernoteのヘビーユーザーということもありますが、読みとり精度の優秀さで「Scannable」を使っています。あと、OneDriveも使っているので、その親和性の高さから「Office Lens」も使っていまして、そのどちらかですね。ただ、「Scannable」は強制的にEvernoteに保存されてしまうので、その後の処理がちょい面倒です。それでも、私は主に「Scannable」を使ってますけどね。綺麗かつ手軽に読み取れるから。
ホントに最近のスキャナアプリは優秀ですね。枚数が多くなければ、自分のデスクにいても、スキャナーじゃなくて、アプリを使っちゃいますからね。読み込むときは、iPhoneを使っています。もちろんiPadでもできますが、あの大きい画面を持ち上げて書類を撮影していると、なんか大げさなもんで。特に出先だと、それ、ちょっと恥ずかしいです。
で、スキャニングしたＰＤＦファイルを、iPadの手書きアプリで読み込みます。Evernoteは標準で文字などを入力できるようになっていますが、いまいち使いにくい。
で、手書きアプリは「Noteshelf」がいいです。できたら最新バージョンの「Noteshelf2」ですね。
数ある手書きアプリを、私はiPadが発売されて以来、ずーっといいのがないかと使い続け、探し続けていましたが、この「Noteshelf2」が今の時点ではダントツにいいと思っています。というか、私の使い方に合っています。このアプリ、Apple Pencilと相性がいいんですよ。本当に紙とペンのように使えます。
書き終えた書類は、そのままアプリに保存してもいいですが、私はEvernoteに放り込んでいます。
Evernote、私の仕事には不可欠です。有料会員なので、読み込んだＰＤＦファイルは、そのまま文字検索にも引っかかりますので、現在１万件くらいのファイル保存していますが、どんな書類も遅くとも１分くらいで見つかります。書類の名前をしっかり覚えているとか、最近作ったファイルなら、即時に見つけ出せます。この書類を探す時間が短いというのは、仕事をやるときの大きなアドバンテージになりますね。
このように紙のファイルも、データ化するとなくさないし、なによりも見つけだすのが簡単なので、超おすすめです。
そんなわけで、私のデスクには紙の書類が乗ることはあまりありません。ペーパーレスが目的ではなく、仕事をしやすくするためには、結果的にペーパーレスになった、というわけです。
わき道にそれるようでそれませんが、この「結果的として、そうなった」というのは重要です。
iPadだって「iPad買ったから、何に使えるかな」という感覚だと、あまり使いこなせないと思うんですよね。
「こういうことをやりたいから、それにはiPadが必要だった」という考えがまずあることが、使いこなすためには大切なことだと思うんです。
そういうわけで、私のような仕事をしている人は、ぜひiPadを活用してもらいたいです。すごく便利ですよ。
